Focus BostonSolux: Monsieur Yvon Vodounon, nous n’osons pas citer dans cette interview la liste exhaustive de votre Expertise, vous êtes Expert en Architecture Data Center, Serveur Linux, Data Base et Big Data. Vous êtes également Expert en GED (Gestion Électronique des Documents . Parlons de la GED, un sujet d’actualité pour les décideurs d’entreprise.
Yvon VODOUNON: Merci de me donner l’opportunité de discuter avec vous du sujet de la gestion des documents. La GED est traditionnellement connue pour son utilisation originale qui implique principalement la classification et l’archivage des documents produits et échangés par l’entreprise. De ce fait, la Gestion Electronique des Documents a connu de très fortes évolutions qui lui permettent désormais de couvrir un champ de compétences bien plus large qu’à ses débuts.
L’un des domaines d’application les plus importants est l’introduction de la gestion des flux documentaires en tant que support de l’activité de l’entreprise elle-même. La GED est devenu un outil qui participe à la stratégie et à la gestion de l’entreprise.
En effet, la GED est un outil qui doit renforcer la collaboration entre les salariés de l’entreprise, mais doit également participer à l’organisation du travail quotidien. A ce titre, un GED moderne est présenté à chaque étape du travail des collaborateurs pour accompagner les procédures de travail ainsi que la normalisation et la traçabilité. Par exemple, avec la norme ISO 15489 qui introduit une traçabilité améliorée dans la GED, elle devient un outil stratégique de gestion de la gestion documentaire dans les organisations tant publiques que privées. La traçabilité définie par cette norme constitue un atout dans la mise en œuvre des règles de traçabilité et un bon contrôle dans les entreprises qui l’utilisent.
Ceci constitue donc un avantage décisif dans la mise en œuvre de programmes de cyberadministration dans des pays sans pratique de gestion documentaire maîtrisée. Un autre domaine également important qui occupe une place stratégique chaque année est l’intégration de la signature numérique. La GED permet de développer le flux complet de l’exécution d’un contrat dès le premier contact avec le client.
